Z artykułu dowiesz się:
1. Czym są rejestry kasowe?
2. Czy, są dokumenty KP i KW?
3. W jaki sposób włączyć moduł kasowy?
4. W jaki sposób dodać kasę gotówkową?
5. Co znajdziesz na liście kas gotówkowych?
6. W jaki sposób wybrać rejestr podczas dodawania rachunku?
7. Jakie są różnice pomiędzy rejestrami?
8. Na czym polegąją wpłaty i wypłaty KW?
9. W jaki sposób edytować dokumenty kasowe?
10. W jaki sposób następuje zamknięcie rejestru kasowego?
11. Na czym polega ponowne otwarcie rejestru?
1. Czym są rejestry kasowe?
Rejestr kasowy (inaczej nazywany także rejestr gotówkowy) to dokumentacja prowadzona przez przedsiębiorstwa w celu rejestrowania operacji finansowych związanych z gotówką. Składa się głównie z wpływów i wydatków gotówkowych firmy.
2. Dokumenty KP i KW
Dokumenty KP (kasa przychodów) oraz KW (kasa wydatków) są podstawą do wprowadzania danych do rejestru kasowego.
KP to dokument potwierdzający wpływ gotówki do kasy firmy, np. z tytułu sprzedaży usług.
KW to dokument potwierdzający wypływ gotówki z kasy firmy, np. na znaczki pocztowe, zakupy, itp.
Na podstawie danych zawartych w tych dokumentach sporządzisz raport kasowy. Raport ten pozwoli Ci na śledzenie przepływu gotówki w firmie, kontrolę wydatków i wpływów.
3. Włączenie modułu kasowego
Moduł kasowy włączysz na koncie admina kliniki w sekcji Finanse > Rejestry kasowe poprzez przełączenie guzika “Włącz moduł kasowy”.
4. Dodanie kasy gotówkowej
Kliknij w przycisk Dodaj, aby dodać kasę. Uzupełnij następujące dane:
Nazwa - nazwa, która pozwoli zidentyfikować kasę np. Kasa (parter),
Opis - opis pomocniczy, pojawi się na liście kas
Formaty numeracji - wzorem numeracji dokumentów księgowych
5. Lista kas gotówkowych
W każdej chwili możesz dodać lub edytować informacje na temat Kas gotówkowych.
Przycisk Dodaj kasę gotówkową przekieruje Cię do listy kas gotówkowych.
Automatyczne otwarcie rejestru kasowego
Otwarcie rejestru kasowego następuje automatycznie zaraz po dodaniu kasy gotówkowej. Znajdziesz w nim następujące informacje:
Data otwarcia
Jeżeli jest to pierwszy rejestr dla danej kasy, domyślnie jest to data dodania kasy.
Jeżeli jest to kolejny rejestr dla danej kasy, jest to północ 00:00 (otwarcie kasy następuje po zamknięciu rejestru w dniu poprzednim o 23:59)
Kasa - rejestr kasowy otwarty jest dla konkretnej kasy gotówkowej, np. Kasa (parter), Kasa (Jan Kowalski)
Stan początkowy
Jeżeli jest to pierwszy rejestr dla danej kasy, domyślnie jest to 0 zł. Stan początkowy można wyedytować z poziomu rejestru.
Jeżeli jest to kolejny rejestr dla danej kasy, jest to stan zamknięcia (stan końcowy) z ostatniego rejestru dla tej kasy. Stan końcowy można wyedytować z poziomu rejestru.
6. Wybór rejestru kasowego podczas dodawania rachunku
Do wykonania sprzedaży gotówkowej niezbędne jest wybranie otwartego rejestru kasowego, w którym przyjęcie kasy zostanie odnotowane. Następnie wykonaj poniższe kroki:
Wybierz rodzaj płatności. Jeśli wybierzesz opcję: gotówka na Twoim ekranie pojawi się aktywny link w kolorze czerwonym: Wybierz rejestr kasowy, aby przyjąć gotówkę.
Po wyborze otwartego rejestru kasowego kliknij przycisk Dalej, który będzie aktywny.
Po kliknięciu Wybierz rejestr kasowy, aby przyjąć gotówkę, pojawi się okno z otwartymi rejestrami kasowymi. Widniejąca data to data otwarcia rejestru.
4. Po wyborze rejestru lub po dodaniu nowego na Twoim ekranie pod polem Metoda płatności pojawi się informacja o rejestrze. Wybrany rejestr możesz zmienić poprzez kliknięcie przycisku Zmień.
Pamiętaj, że wybranie otwartego rejestru jest konieczne również podczas innych czynności, takich jak:
Wystawiania dokumentu dla istniejącego już rachunku
Dodawania płatności
Dokonywania zwrotu
Korekta rachunku z paragonem
7. Różnice pomiędzy rejestrami:
Rejestr kasowy otwarty
W rejestrze kasowym otwartym znajdziesz następujące informacje:
Stan kasy obecny - stan początkowy oraz uwzględnienie wszystkich KP i KW w rejestrze
Stan początkowy - stan gotówki przy otwieraniu rejestru
możliwość edycji stanu początkowego
Otwarty - informacja o dacie i godzinie otwarcia rejestr
Tabela. Zawiera informacje o wystawionych dokumentach kasowych KP i KW.
Dokument - numer dokumentu kasowego
Data wystawienia - data utworzenia dokumentu kasowego
w przypadku przyjmowania wpłaty gotówkowej przy dodawaniu rachunku jest to data dodania rachunku z wpłatą gotówkową
w przypadku przyjmowania wpłaty/wypłaty gotówkowej przy dodawaniu płatności lub dokonywaniu zwrotu w dokumencie jest to data dokonania takiej operacji
Rodzaj - KP lub KW
Kontrahent
Dokument księgowy
numer dokumentu - jeżeli płatność powiązana jest z dokumentem księgowym (faktura, paragon, potwierdzenie do zapłaty)
pole Dokument (opcjonalnie) w formularzu dodawania dokumentu kasowego, jeżeli płatność powiązana jest z dokumentem księgowym (dodana przez formularza: Dodaj dokument kasowy)
Przychód (dla KP)
Rozchód (dla KW)
Pacjent
Za co
numer rachunku - jeżeli płatność powiązana z dokumentem, to rachunek powiązany z dokumentem
Kliknięciu w numer powoduje otwarcie rachunku
pozycja pozostaje pusta, jeżeli płatność powiązana jest z dokumentem księgowym (dodana przez formularza: Dodaj dokument kasowy)
Możliwe akcje
Ikona drukarki - otwarcie do wydruku dokumentu
Ikona pobierania - pobieranie dokumentu
Edycja dokumentu (punkt 6.2.)
Usuwanie dokumentu (punkt 6.3.)
Rejestr kasowy zamknięty
Oprócz danych zawartych w rejestrze otwartym znajdziesz w nim również poniższe informacje:
Stan końcowy - stan gotówki przy zamknięciu rejestru
Zamknięty - status rejestru
8. Wpłaty (KP) / wypłaty (KW)
Dodawanie dokumentów kasowych:
KP - podczas dodawania wpłaty możesz wskazać od kogo przyjmowana jest wpłata:
Pacjent
W przypadku, kiedy gotówka przyjmowana jest od pacjenta, wpłata ta powiązana jest z pacjentem.
Inny
W przypadku, kiedy gotówka przyjmowana jest przyjmowana od kogoś innego, uzupełnij informację w dodatkowym polu.
9. Edycja dokumentów kasowych
W eGabinet Finanse masz możliwość przypisania płatności do innego rejestru otwartego. Zrobisz to za pomocą przycisku Zmień.
Pamiętaj: data wystawienia dokumentu nie może obejmować terminu zamkniętego rejestru, w którym ma się znaleźć dokument KP / KW.
10. Zamknięcie rejestru
Zamknięcie rejestru następuje automatycznie o północy na koniec dnia.
11. Ponowne otwarcie rejestru
Tryb poprawiania rejestru (ponowne otwarcie) pozwoli Ci na:
dodanie, edycję, usunięcie KP / KW
edycję stanu początkowego
edycję stanu końcowego