Z artykułu dowiesz się:
1. Czym są płatności w module eGabinet Finanse?
2. Jakie jest powiązanie płatności z dokumentami?
3. Jakie istnieją statusy dokumentów?
4. Jakie są statusy rachunków?
5. Jak ręcznie zmienić status rachunku?
6. Jak dodać płatność?
7. Jak dokonać zwrotu płatności
8. Płatności: faktura końcowa vs zaliczkowa
9. Historia płatności
10. Usuwanie płatności
1. Czym są płatności w module eGabinet Finanse?
Płatności w module Finanse eGabinet są traktowane jako uznania (wpływy) na rozrachunkach (dokumentach) kontrahentów. Stanowią one kluczowy element śledzenia oraz rejestrowania wszystkich transakcji finansowych związanych z usługami świadczonymi przez Twoją placówkę medyczną.
2. Powiązanie płatności z dokumentami
Płatności są ściśle powiązane z dokumentami wystawionymi kontrahentom. Kwoty brutto widniejące na tych dokumentach stanowią zobowiązania kontrahentów. Jest to istotne, aby jednoznacznie określić, który dokument został opłacony.
Rodzaje płatności z uwzględnieniem kwot brutto:
Faktura VAT: wartość brutto
Faktura VAT - korekta: wartość brutto (stan po korekcie)
Faktura zaliczkowa: wartość brutto
Faktura zaliczkowa - korekta: wartość brutto (stan po korekcie)
Faktura końcowa: wartość brutto (z rozliczenia końcowego, czyli wartość sprzedanych usług minus otrzymane zaliczki)
Faktura końcowa - korekta: wartość brutto (stan po korekcie)
UWAGA! Zaliczki nie są brane pod uwagę. Brana pod uwagę jest wartość zamówienia.
Faktura do paragonu: wartość brutto
Faktura do paragonu - korekta: wartość brutto (stan po korekcie)
Paragon: wartość brutto
3. Statusy dokumentów
Wyróżniamy następujące statusy dokumentów:
Opłacone: należności = kwota brutto z dokumentu.
Częściowo opłacone: należności pomiędzy 0,00 zł, a kwotą brutto z dokumentu.
Nieopłacone: należności = 0,00 zł
4. Statusy rachunków w kontekście rozliczeń:
Status rozliczenia rachunku jest aktualizowany po każdorazowym wystawieniu dokumentu, dodaniu / usunięciu płatności do rachunku lub edycji rachunku (zmieniającej np. kwotę brutto rachunku)
Rachunki w kontekście rozliczeń mogą posiadać następujące statusy:
Opłacone: należności ze wszystkich dokumentów = kwota brutto z dokumentu.
Częściowo opłacone: należności ze wszystkich dokumentów pomiędzy 0,00 zł, a kwotą brutto z dokumentu.
Nieopłacone: należności ze wszystkich dokumentów = 0,00 zł
5. Ręczna zmiana statusu rachunku
Możesz zmienić status płatności rachunku ręcznie. W takiej sytuacji kiedy ponownie wystawisz dokument, dodasz / usuniesz płatność do rachunku lub wyedytuje rachunek, status rozliczenia rachunku NIE ZOSTANIE już automatycznie zaktualizowany.
Kiedy zmienisz ręcznie status rozliczenia rachunku, pojawi się poniższy komunikat:
Czy na pewno chcesz zmienić ręcznie status opłacenia rachunku?
W przypadku kolejnych zmian w dokumentach lub płatnościach, status rachunku nie zostanie zaktualizowany automatycznie.
Anuluj / Zmień
6. Jak dodać płatność?
Dodawanie płatności jest możliwe dla dokumentów nieopłaconych i częściowo Taką informację możesz umieścić przy kwocie z dokumentu.
Aby dodać płatność kliknij w ikonę plusa:
Kliknięcie w ikonę plusa spowoduje pojawienie się modalu dodawania nowej płatności, która zawiera:
Nazwę kontrahenta
Numer dokumentu
Do zapłaty pozostało
Termin zapłaty
Sposób płatności: w przypadku Przelewu na rachunek bankowy pojawi się pole Rachunek bankowy. Użytkownik może wybrać numer rachunku bankowego.
Jeżeli w ustawieniach nie wyświetla się rachunek bankowy, wówczas pojawi się link: Dodaj rachunek bankowy, który otworzy modal dodawania rachunku.
Kwota (zapłaty)
Data płatności: domyślnie zostanie ustawiona dzisiejsza data.
7. Jak dokonać zwrotu płatności?
Zwroty płatności mogą wyniknąć z faktury korekty. Wartość korekty może podlegać zwrotowi. W efekcie może zaistnieć sytuacja, w której pacjent powinien otrzymać zwrot pieniędzy. Taka czynność powinna być odnotowana w historii płatności dokumentu.
Zwrot można dodać poprzez:
kliknięcie “Dodaj zwrot” na rachunku przy korekcie
w historii płatności korekty
Kliknięcie w “Dodaj zwrot” spowoduje pojawienie się modalu dodawania zwrotu, który zawiera:
Nazwę kontrahenta
Numer dokumentu
Do zwrotu pozostało
Sposób zwrotu: w przypadku Przelewu na rachunek bankowy nie pojawia się pole Rachunek bankowy.
Zwrócono: wyświetli się kwot oraz data zwrotu
8. Płatności: faktura końcowa vs zaliczkowa
Kiedy wystawiona zostanie faktura końcowa wówczas wszystkie płatności z zaliczek kopiowane są do faktury końcowej. Na poziomie faktury końcowej obliczane jest saldo biorące pod uwagę:
płatności skopiowane z zaliczek
płatności dodane w fakturze końcowej
wartość brutto faktury końcowej (wartość zlecenia / rachunku - nie zwracamy uwagi na zaliczki)
płatności można dodać TYLKO w fakturze końcowej (nie można już dodawać płatności w zaliczkach)
Historię płatności zaliczek po wystawieniu faktury końcowej nadal możesz zobaczyć w historii z zastrzeżeniem:
płatności te nie są brane do obliczania salda (branego pod uwagę, czy dany rachunek został opłacony), mają tylko walor informacyjny,
płatności i zwrotów nie można dodawać w tych zaliczkach
9. Historia płatności
Możesz zapoznać się z historią płatności klikając w ikonę Historii płatności dostępną w następujących miejscach:
przy dokumencie z poziomu płatności
w modalu nowej płatności
Po kliknięciu w ikonę historii płatności pojawi się okno z historią płatności. Wyświetli się w nim lista zawierająca następujące dane:
Datę - data dokonania płatności
W przypadku, kiedy płatność odnotowywana jest przy wystawieniu dokumentu, jest to data wystawienia dokumentu
Zdarzenie
Dodanie płatności
Usunięcie płatności
Zwrot
Kwota
Sposób płatności: w przypadku Przelewu na rachunek bankowy dodatkowo numer kontam (nie dotyczy zwrotu)
Użytkownik: czyli osoba, która dodała / usunęła płatności
10. Usuwanie płatności
Aby usunąć płatność kliknij w przycisk Usuń płatność znajdujący się na liście Historii płatności.
Po kliknięciu w przycisk wyświetli Ci się następujący komunikat: Czy na pewno chcesz usunąć płatność? Potwierdź, aby usunąć płatność.