Rozliczenie wizyty w 3 krokach
Aby rozliczyć wizytę i wystawić odpowiednie dokumenty księgowe, np. paragon fiskalny, faktura VAT, musisz wystawić do niej rachunek. Możesz to zrobić na podglądzie wizyty, klikając przycisk “Rozlicz”. Po kliknięciu pojawi się okno "Rozliczenie wizyty" - Dane do rozliczenia.
Krok 1. Dane do rozliczenia
To pierwszy krok przy rozliczaniu wizyty. W tym kroku możesz:
zweryfikować rozliczane usługi oraz kontrahenta
wybrać metodę płatności
podać w polu Zapłacono wpłaconą kwotę przez klienta
Jakie informacje znajdę w tym kroku i co mogę zmienić?
Wizyta
Podstawowe informacje o rozliczanej wizycie, takie jak: data, status, dane lekarza, wykonana usługa i dane pacjenta.
Kontrahent
Szczegóły na temat kontrahenta, takie jak: dodawanie, edycja i usuwanie.
Kontrahenta możesz zmienić na inną osobę fizyczną, np. rodzica lub firmę. Szczegóły na ten temat znajdziesz w pkt. 2.1.2. poniżej.
Pozycje (Usługi)
Listę usług w rachunku. Domyślną pozycją jest usługa powiązana z rozliczaną wizytą, natomiast w tym miejscu możesz elastycznie dodawać, edytować i usuwać usługi. Szczegóły na ten temat znajdziesz w pkt. 2.1.3. poniżej.
Informacje o rozliczanych usługach obejmują nazwę, ilość, kwotę brutto i rabat.
Podsumowanie
Suma brutto do rozliczenia, kwoty VAT i kwota rabatu.
Przypisz sprzedaż
Wybór lekarza przeprowadzającego wizytę. Przychód z rozliczenia będzie widoczny w module statystyki i będzie powiązany z tym lekarzem.
Metoda płatności
Wybór metody płatności, takiej jak Przelew na rachunek bankowy, Gotówka, Karta, Voucher, Inny.
Istnieje możliwość wyboru Płatności podzielonej.
Zapłacono
W polu Zapłacono podasz kwotę wpłaconą przez klienta jakąkolwiek metodą. Od wpisanej kwoty będzie zależeć, jakie dokumenty będziesz mógł wystawić w następnym kroku.
Jeżeli chcesz rozliczyć wizytę, ale płatność w całości będzie odroczona, w polu Zapłacono wpisz 0 zł. W następnym kroku będziesz mógł wystawić fakturę proforma albo odpowiedni dokument na firmę z odroczonym terminem płatności.
Dodaj komentarz
Dodanie komentarza do rachunku.
Bieżący rejestr kasowy (w przygotowaniu)
Warunkiem rozliczenia wizyty jest otwarcie rejestru kasowego na początek dnia, aby odnotowywać w nim wszystkie transakcje gotówkowe. Jeżeli nie otworzyłeś rejestru kasowego, zostaniesz o to poproszony przy pierwszej próbie rozliczenia wizyty.
Pozycja Razem
Suma brutto wszystkich pozycji.
Lista usług
Znajdziesz tu wszystkie usługi zdefiniowane w systemie, które będziesz mógł dodać do rozliczenia.
Usługi możesz przeszukać po nazwie lub po lekarzach, do których usługi zostały przypisane.
Wkrótce planujemy dać możliwość dodania do rozliczenia kart podarunkowych (voucherów), pakietów i produktów.
Kontrahent w rachunku
Domyślnie kontrahentem jest pacjent. Jego dane są pobrane z kartoteki pacjenta. Jeżeli dane są niekompletne zostaniesz poproszony o ich uzupełnienie.
Zmiana kontrahenta. Jeżeli chcesz zmienić kontrahenta, kliknij link "Zmień" pod danymi kontrahenta. Pojawi się okno “Wybierz kontrahenta z listy”. Znajdź interesującego kontrahenta i kliknij “Wybierz” aby dodać go do rachunku. Jeżeli nie znalazłeś kontrahenta kliknij na link: “Dodaj kontrahenta” na dole listy.
Usunięcie kontrahenta z rachunku. Jeżeli chcesz usunąć kontrahenta, kliknij ikonę "X" obok danych kontrahenta. Po usunięciu będziesz mógł dodać go do rachunku.
Dodanie kontrahenta do rachunku. Aby dodać istniejącego kontrahenta do rachunku, kliknij link “Wybierz z listy” lub zacznij wpisywać w polu jego nazwę, imię, nazwisko, NIP lub PESEL. System podpowie Ci istniejących kontrahentów.
Dodanie nowego kontrahenta. Jeżeli kontrahent nie istnieje w bazie, możesz dodać go klikając link “Wybierz z listy” > “Dodaj kontrahenta” lub podczas wyszukiwania w polu. W tym drugim przypadku, jeżeli system nie znajdzie kontrahenta wówczas pod polem pojawi się opcja “Dodaj kontrahenta”. Po kliknięciu w “Dodaj kontrahenta” pojawi się formularz dodawania. Wybierz w nim typ kontrahenta: osoba fizyczna lub firma i odpowiednio wprowadź obowiązkowe dane, takie jak: imię, nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP. Po wprowadzeniu danych, kliknij "Zapisz", aby zapisać dokonane zmiany. Dodany kontrahent pojawi się w rachunku.
Edycja kontrahenta. Kliknij ikonę ołówka obok danych kontrahenta, którego chcesz edytować. Wprowadź zmiany w danych kontrahenta, takie jak adres, dane kontaktowe, itp. Kliknij "Zapisz", aby zapisać dokonane zmiany.
Usługi w rachunku
Domyślną pozycją jest usługa powiązana z rozliczaną wizytą, natomiast w tym miejscu możesz elastycznie dodawać, edytować i usuwać usługi.
Dodawanie pozycji do rachunku. Aby dodać nową pozycję, kliknij w usługę, którą chcesz dodać do rachunku. Dodana usługa pojawi się jako pozycja do rozliczenia.
Możesz określić ilość usług klikając na ikony “+” lub “-” w pozycji rachunku.
Usuwanie pozycji rachunku. Aby usunąć pozycję z rachunku, kliknij w pozycję, którą chcesz usunąć. Pojawi się okno edycji pozycji. Kliknij w przycisk "Usuń z rachunku".
Edycja pozycji. Kliknij na pozycję, którą chcesz edytować. W oknie edycji możesz zmienić nazwę usługi, cenę brutto oraz rabat. Po dokonaniu zmian kliknij "Zapisz", aby zapisać wprowadzone modyfikacje.
Krok 2. Wybór dokumentu do wystawienia
W tym kroku możesz wybrać dokument do wystawienia w ramach rozliczenia. Dla każdego typu dokumentu możesz sprawdzić podstawowe informacje:
Ikona informacyjna (i): po najechaniu na nią pojawia się krótka informacja o danym dokumencie.
Przycisk "Wybierz dokument": ten przycisk jest aktywny, gdy możliwe jest wystawienie dokumentu lub nieaktywny, gdy opcja ta jest niedostępna. Po najechaniu na nieaktywny przycisk pojawi się informacja, dlaczego nie można wystawić danego dokumentu.
Na możliwość wystawienia wybranego dokumentu wpływa: typ kontrahenta (osoba fizyczna lub firma), kwota dokonanej zapłaty podczas rozliczania (pole Zapłacono) oraz status integracji z drukarkami fiskalnymi.
Jakie dokumenty mogę wystawić w tym kroku?
Poznaj warunki, dla których wystawienie poniższych dokumentów będzie możliwe:
1. Paragon fiskalny
Dokument potwierdzający sprzedaż na rzecz osoby fizycznej, wydawany przez sprzedawców posiadających urządzenia fiskalne.
Włączona integracja z drukarkami fiskalnymi
Kontrahentem jest osoba fizyczna
Kwota wpisana w polu “Zapłacono” jest wyższa od 0.
Paragon możesz wystawić także jako potwierdzenie częściowej zapłaty za usługi. Kolejne paragony dla kolejnych płatności możesz wystawić z poziomu rachunku. Suma z paragonów nie może przekroczyć kwoty z rachunku.
Obok przycisku “Wystaw” możesz wybrać drukarkę fiskalną, na której paragon zostanie wydrukowany. Szczegóły na ten integracji i konfiguracji drukarek fiskalnych znajdziesz w instrukcji “Integracja modułu eGabinet Finanse z drukarkami fiskalnymi”.
2. Potwierdzenie do zapłaty (niefiskalne)
Potwierdzenie do zapłaty to dokument wewnętrzny pomagający w rozliczeniu rachunku / wizyty. Nie jest dokumentem księgowym. Dokument ten utworzy się w przypadku braku włączonej integracji z drukarką fiskalną. Użytkownik w tym przypadku sam drukuje paragony na kasie fiskalnej, która działa poza systemem eGabinet.
Brak integracja z drukarkami fiskalnymi
Kontrahentem jest osoba fizyczna
Kwota wpisana w polu “Zapłacono” jest wyższa od 0.
Potwierdzenia do zapłaty możesz wystawić także jako potwierdzenie częściowej zapłaty za usługi. Kolejne potwierdzenia dla kolejnych płatności możesz wystawić z poziomu rachunku. Suma z potwierdzeń nie może przekroczyć kwoty z rachunku.
3. Faktura VAT
Dokument księgowy wystawiany jest w przypadku sprzedaży usług na rzecz firmy. Może być wystawiony w sytuacji otrzymania całości należności z tytułu usług, a w przypadku odroczonej płatności stanowić wezwanie do zapłaty w terminie wskazanym na dokumencie.
Kontrahentem jest firma
Kwota wpisana w polu “Zapłacono” jest na pełną kwotę rozliczanego rachunku.
4. Faktura zaliczkowa
Dokument wystawiany w sytuacji, gdy sprzedawca otrzymuje od klienta część należności z tytułu sprzedaży usług.
Kontrahentem jest firmą
Kwota wpisana w polu “Zapłacono” jest wyższa od 0.
Kwota w polu “Zapłacono” może różnić się od kwoty zaliczki, którą wpiszesz w kolejnym kroku. Domyślnie kwota Zaliczki to kwota z pola “Zapłacono”. System dopuszcza wystawienie faktury zaliczkowej z odroczonym terminem płatności. W tym przypadku w polu “Zapłacono” wpisz 0 zł, a w następnym kroku wpisz kwotę zaliczki.
System dopuszcza wystawienie faktury zaliczkowej na pełną kwotę rachunku. Do tak wystawionej faktury zaliczkowej będziesz mógł wystawić fakturę końcową.
Suma zaliczek z potwierdzeń nie może przekroczyć kwoty z rachunku.
6. Faktura proforma
Nie jest dokumentem księgowym i pełni rolę oferty zawarcia transakcji wraz z jej szczegółami. Wystawiona jest najczęściej w celu otrzymania zapłaty od klienta.
Kontrahentem jest firma lub osoba fizyczna
Kwota wpisana w polu “Zapłacono” jest wyższa od 0.
7. Dokumenty, których nie wystawisz w tym kroku
Faktura końcowa VAT - dokument możesz wystawić później, kiedy będziesz chciał rozliczyć otrzymane zaliczki od klienta. Szczegóły znajdziesz w pkt. 3.
Faktura do paragonu - dokument ten możesz utworzyć zaraz po utworzeniu rachunku i wydrukowaniu paragonu. Szczegóły znajdziesz w pkt .4
Korekta faktury - dokument możesz wystawić później - w momencie kiedy zostały już wystawione inne dokumenty, które chcesz skorygować. Szczegóły znajdziesz w pkt. 5.
Krok 3. Wystawienie rachunku i dokumentów
W zależności od wcześniej wybranego dokumentu, w tym kroku będziesz mógł zweryfikować dane w formularzu dokumentu.
Dla wszystkich dokumentów w tym kroku możesz zweryfikować i zmienić:
Termin płatności - domyślnie 7 dni z możliwością zmiany w Ustawieniach
Mechanizm podzielonej płatności - w przypadku wyboru w pierwszym kroku opcji „Przelew bankowy” możesz zaznaczyć mechanizm podzielonej płatności. Informacja ta pojawi się na dokumencie.
Rachunek bankowy - w przypadku wyboru w pierwszym kroku opcji „Przelew bankowy” domyślny jest rachunek bankowy zdefiniowany w Ustawieniach. Może go zmienić, klikając w link “Zmień”
Datę wystawienia
Miejsce wystawienia - domyślnie miasto z danych kliniki z możliwością zmiany w Ustawieniach
Datę dostawy/wykonania usługi (lub Datę zaliczki w fakturze zaliczkowej).
Podpis na dokumencie - domyślnie Imię i nazwisko użytkownika
Adnotacje na dokumencie - pojawią się na wydruku dokumentu
Jeżeli chcesz zmienić coś w sekcji Kontrahent lub Pozycje, cofnij się do pierwszego kroku korzystając z linku “Wstecz”.
Po kliknięciu „Wystaw” wyświetli się rachunek, a w nim wystawiony dokument. Pod dokumentem zobaczysz listę funkcjonalności, jakie można wykonać na dokumencie, jak np. Wyślij, Pobierz, Drukuj, itp.