1. Ustawienia modułu Finanse
Aby uruchomić moduł eGabinet Finanse skontaktuj się działem supportu eGabinet. Osobnym modułem, który możesz uruchomić to Moduł drukarek fiskalnych. Pozwoli Ci on drukować paragony fiskalne bezpośrednio z systemu eGabinet. Szczegóły na ten temat znajdziesz w instrukcji “Integracja modułu eGabinet Finanse z drukarkami fiskalnymi”.
Po załatwieniu formalności i uruchomieniu modułu eGabinet Finanse, przejdź do sekcji przejdź do zakładki Finanse, znajdującej się po lewej stronie menu. Następnie kliknij w ikonę zębatki po prawej stronie ekranu. W tym miejscu możesz sprawdzić 4 sekcje:
Dane firmy
Dane te będą wyświetlać się w danych sprzedawcy na paragonach i fakturach. Jeżeli chcesz wprowadzić zmiany, zmień poszczególne pola i kliknij “Zapisz”. Kolejne dokumenty będą wystawiane z nowymi danymi.
Dokumenty (ustawienia domyślne)
Zweryfikuj domyślne ustawienia faktur w systemie, tj:
Miasto wystawienia - domyślnie jest to miasto z danych kliniki,
Termin płatności - liczba dni, w jakich należy uregulować należność, która domyślnie pojawi się na fakturach. Podczas wystawiania faktury możesz zmienić termin.
Metoda płatności - ustawienie metody płatności, którą najczęściej klienci rozliczają wizyty. Podczas wystawiania rachunku możesz zmienić domyślną metodę płatności.
Format numeracji dokumentów
System posiada domyślne formaty numeracji dla poszczególnych dokumentów. Każdy typ dokumentu może mieć tylko jeden format numeracji. Nie można usunąć formatu numeracji. Możesz je edytować klikając w ikonę ołówka.
Na format składają się znaki oraz znaczniki (snippety). Jeżeli chcesz wprowadzić własny format numeracji dokumentów, w polu “Format numeracji” możesz go zmodyfikować.
Tam, gdzie wpiszesz:
{numer} - wstawimy kolejny numer dokumentu,
{m} - wstawimy numer bieżącego miesiąca (dla numeru miesiąca od 1 do 9 w formacie jednocyfrowym, np. 2),
{mm} - wstawimy dwucyfrowy numer bieżącego miesiąca, także dla numeru miesiąca od 1 do 9 , np. 02,
{rr} - wstawimy dwucyfrowy rok, np. 23,
{rrrr} - wstawimy czterocyfrowy rok, np. 2023.
Ustaw także “Zerowanie pola {numer}”. Masz 2 opcje:
Na początku nowego miesiąca (domyślne) - oznacza, że pierwszy dokument wystawiony po północy ostatniego dnia miesiąca będzie miał numer 1
tym przypadku obowiązkowe są znaczniki:
rok w formacie {rrrr} lub {rr}
miesiąc w formacie {mm} lub {m}
Na początku nowego roku - oznacza, że pierwszy dokument wystawiony po północy ostatniego dnia roku (31 grudnia) będzie miał numer 1
w tym przypadku obowiązkowe są znaczniki:
rok w formacie {rrrr} lub {rr}
Jeżeli wpiszesz błędnie znaczniki, pojawi się odpowiedni komunikat, a format numeracji format numeracji nie będzie mógł zostać zapisany. Uzupełniając format numeracji, zawsze zwracaj uwagę na przykładowy format dokumentu, czy jest on zgodny ze stanem, jaki chcesz otrzymać.
Rachunki bankowe
W sekcji Rachunki bankowe widnieje lista rachunków bankowych. Jeśli jako metodę płatności wybrano przelew bankowy - wówczas do poprawnego wystawienia faktury niezbędne jest podanie przynajmniej jednego rachunku bankowego.
Aby dodać rachunek bankowy należy kliknąć „Dodaj”. Następnie w oknie rachunku bankowego uzupełnić wymagane pola tj.: nazwa rachunku, nazwa banku, numer rachunku, pole BIC/SWIFT jest opcjonalne.
Nazwa rachunku
Numer rachunku - zawiera dwuliterowy prefix (domyślnie: PL - Polska) oraz właściwy numer rachunku.
Waluta rachunku - domyślnie PLN
Nazwa banku
BIC/SWIFT
Dodatkowo możesz zaznaczyć, czy dodawany rachunek jest domyślny dla przelewów bankowych. Jeżeli jest to jedyny rachunek bankowy, będzie on traktowany jako domyślny.
Aby edytować rachunek bankowy należy kliknąć ikonę ołówka przy rachunku. Następnie w oknie edycji rachunku bankowego zmienić odpowiednie pola i kliknąć “Zapisz”. Zmiana nie wpłynie na wystawione już dokumenty.
Aby usunąć rachunek bankowy należy kliknąć ikonę “X” przy rachunku. Zostaniesz poproszony o potwierdzenie usunięcia. Jeśli usuniesz rachunek, który był jako domyślny, jako domyślny zostanie oznaczony kolejny rachunek z listy. Zmiana w rachunkach nie wpłynie na wystawione już dokumenty.
2. Usługi
Zanim rozpoczniesz korzystać z modułu Finanse, ważne jest, abyś zweryfikował ceny, stawki VAT i ewentualne podstawy zwolnienia z VAT przy każdej z usług. Te dane o charakterze księgowym pojawią się na fakturach i paragonach.
Podczas dodawania / edycji usług (funkcja dostępna na koncie admina kliniki) zwróć uwagę na następujące pola:
Nazwa usługi - pojawi się na fakturach i paragonach, podczas rozliczania wizyty będziesz mógł zmodyfikować jej nazwę
Czas trwania - czas trwania wizyty nie jest nie jest uwzględniany przy dokonywaniu rozliczeń. Jednak na jego podstawie system automatycznie ustawia godzinę zakończenia wizyty i rozdziela grafik lekarza na sloty czasowe, które można wybrać podczas tworzenia nowych wizyt
Kod / Akronim - będzie wykorzystywany w przyszłości do integracji z innymi systemami
PKWiU (opcjonalnie)
Stawka VAT - domyślnie jest to zw.
Podstawa zwolnienia z VAT - kiedy stawka VAT została wybrana zw. należy wskazać podstawę zwolnienia, domyślnie jest to: Usługi lekarza i lekarza dentysty - art. 43 ust. 1 pkt 20 ustawy o VAT
Cena brutto - wskaż cenę brutto, system wylicz cenę netto na podstawie wyżej wskazanej stawki VAT
Jednostka miary - domyślnie jest to szt.
Przypisz lekarza do usługi - lekarze, którzy zostaną przypisani do usługi mogą mieć dodane wizyty na tę usługę